Sebuah perhelatan acara atau event bisa dikatakan sukses, bisa diukur melalui indikator tujuan utama yang telah dirancang atas keberlangsungan acara tersebut.
Dalam hal ini, tentunya sangat berhubungan dengan konsep dan ide yang dibuat sehingga pada saat proses pelaksanaan kita bisa langsung mengimplementasikannya sesuai dengan alur teknis atas konsep dan ide yang sudah di breakdown menjadi langkah-langkah praktis.
Saat ini sudah semakin banyak event atau yang kita jumpai, baik itu berbayar maupun gratis. Untuk itu, ketika kita akan mengadakan sebuah event, harapannya bisa menjadi pembeda daripada event-event sebelumnya, agar terkesan unik dan menarik serta memberikan sebuah pengalaman yang luar biasa terhadap audien yang datang.
Lalu bagaimana cara membuat sebuah konsep event yang bagus, agar dilirik pengunjung dan memberikan kesan yang tak terlupakan ? Tentunya, langkah awal yang harus dilakukan adalah memunculkan sebuah ide-ide kreatif dan berbeda daripada biasanya, yang kemudian mengukur tingkat masuk akalan dari sebuah ide tersebut. Hal itu dilakukan supaya, event bisa mendatangkan penonton yang banyak serta mengundang ketertarikan dari sebuah sponsor.
Berikut ini ada beberapa tips atau langkah-langkah yang harus dilakukan dalam membuat sebuah event yang menarik, diantaranya sebagai berikut;
#1 Pertama, mencari sebanyak-banyaknya referensi. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk memunculkan ide awal sehingga memunculkan ide-ide lain yang sesuai dengan referensi event yang kita amati, lalu memunculkan ide otentik kedalam event yang akan dibuat.
#2 Kedua, mempelajari studi kasus dari sebuah acara sebelumnya atau yang sudah ada. Tujuan kenapa harus mempelajari studi kasusnya? Agar kita bisa mendalami konsep yang akan kita buat untuk memenuhi kebutuhan apa saya yang harus dipenuhi serta menyiapkan alternatif konsep lainnya.
#3 Ketiga, menyusun konsep awal. Hal ini merupakan permulaan atas penggambaran secara besar untuk event yang akan dibuat. Tujuannya adalah supaya membantu dalam membentuk kerangka dasar dan mendetailkan elemen-elemen apa saja yang harus ada.
#4 Keempat, melakukan filterisasi terhadap keperluan elemen. Setelah konsep awal sudah ada langkah selanjutnya yaitu melakukan filter terhadap kebutuhan elemen yang perlu ada dan yang harus dibuang. Elemen tersebut maksudnya adalah seperti pengisi acara, spesifikasi sound system, lighting, gimmick, dan hal apapun itu yang berhubungan dengan event. Tujuannya adalah untuk mengurangi resiko pembengkakan anggaran atau faktor lainnya.
#5 Kelima, membuat daftar vendor dan hunting harga termurah. Setelah filter keperluan elemen, kita bisa melakukan hunting vendor dengan harga yang murah. Agar ketika mendekati hari acaranya, kita sudah mempunyai kesiapan dengan data-data atas keperluan elemen-element event.
#6 Keenam, menyusun tim yang solid dan kompeten. Memilih tim atau anggota yang tepat yang berguna terhadap efisiensi keberlangsungan event. Langkah ini sebagai cara mengurangi resiko kesalahpahaman dan kecepatan produksi event.
#7 Ketujuh, melakukan brainstorming dengan tim. Tujuan ini sebagai langkah dalam memaparkan gagasan besar event itu dibuat serta mengajukan konsep awal kepada tim. Dari itu, nantinya tim akan memberikan feedback tentang konsep-konsep yang sudah ada, tetapi tidak semuanya feedback itu harus diterapkan.
#8 Kedelapan, penyusunan daftar sponsor. Supaya kita bisa mengukur kemungkinan sebuah brand akan memberikan sponsor dana untuk event yang kita buat. Begitu pula dengan kesesuaian target penonton terhadap sponsor yang akan kita ajukan. Hal ini dilakukan, agar manfaat untuk calon sponsor juga diterima dengan baik.
#9 Kesembilan, membuat dan menyusun proposal yang kreatif. Konsep sudah jelas, tim yang solid sudah siap, daftar sponsor sudah sesuai, maka selanjutnya adalah melakukan penyusunan proposal. Isi dari proposal tersebut adalah berupa konsep dan benefit yang kita berikan terhadap calon sponsor. Serta melakukan survey awal kepada audiens tentang ketertarikan pada konsep event yang akan di buat.
Kesepuluh, mengkaji ulang atas konsep acara. Hal ini sebagai bentuk memastikan apakah ada suatu yang terlewat yang belum dilakukan terhadap kesiapan event. Jangan sampai langkah ini, malah menambah banyak revisi sehingga pembengkakan ide maupun biaya bisa terjadi.
Jadi kesepuluh tips diatas, merupakan langkah-langkah dasar yang harus ditempuh dan dipahami, agar ketika kita mau membuat event bisa berjalan dengan baik dan kreatif.
Untuk memudahkan langkah itu semua, kita dianjurkan untuk membuat sebuah mind mapping yang bertujuan mempermudah dan memetakan informasi atas jalannya event dalam bentuk kerangka grafis maupun lainnya. Hal itu dapat dipetakan garis bercabang, gambar atau visualisasi event, maupun ide besar yang berkaitan dengan konsep event.
